In einem Web-to-Print-Shop kann man online Druckartikel bestellen. Er wird auch als Web2Print oder kurz W2P abgekürzt. E-Business Print oder Online-Print sind auch mögliche Namen. Aber egal welcher Name genutzt wird bei diesem System kann man als Unternehmen oder auch als Endkunde Druckprodukte über das Internet bestellen.

Offene und geschlossene Systeme

Im Shop können die Druckprodukte erstellt, gespeichert, bearbeitet und an die gewünschte Druckerei übermittelt und damit bestellt werden. Dabei gibt es gibt sowohl offene, als auch geschlossene Systeme. Bei einem geschlossenen System kann man nur über individuelle Zugangsdaten in den Shop gelangen. Also z.B. über das Intranet eines Unternehmens. Ein offenes System ist neben Unternehmen auch für Endkunden geeignet. Hier können Druckprodukte online kalkuliert werden, ohne sich zuvor anzumelden. Anschließend können diese online bestellt werden.

Lieferantunabhängig oder gebunden

Das System kann an eine Druckerei gebunden sein, sodass nur bei der Druckerei bestellt werden kann, die den Web-to-Print-Shop zur Verfügung stellt. Es kann aber auch lieferantenunabhängig sein. So kann der Kunde bei jeder Bestellung den für ihn günstigsten Anbieter suchen und je Auftrag bei unterschiedlichen Druckereien bestellen.

Im Shop lassen sich Vorlagen erstellen und speichern

Beispielsweise kann für Visitenkarten eine Vorlage erstellt werden und diese anschließend bei Bedarf individuell angepasst werden. So kann für einen neuen Mitarbeiter schnell und einfach passende Visitenkarten bestellt werden. Vor Bestellung können in einer Vorschau die Änderungen noch angesehen und überprüft werden. Die O/D Media bietet dafür z.B. eine kostenlose Visitenkarten Software an.

Weitere Vorlagen lassen sich beispielsweise für Artikel wie Flyer oder Broschüren erstellen. Pro Bestellung können Papierformat, Gestaltung, Farben und Seitenzahlen individuell geändert werden. Auch das Briefpapier mit Unternehmens-Logo und Adresse kann als Vorlage gespeichert werden und bei Bedarf bestellt werden.

Druckartikel können auf Abruf bestellt werden

Für viele Produkte lohnt sich kein Druck und anschließende Einlagerung bis sie benötigt werden. Beispielsweise für technische Handbücher in vielen verschiedenen Sprachen ist es einfacher sie nur zu bestellen, wenn sie auch tatsächlich benötigt werden. Dafür gibt es integrierte Print on Demand Lösungen.

Werden hingegen regelmäßig große Mengen von einem Artikel benötigt können diese zumeist vorproduziert werden und vom Web-to-Print-Anbieter eingelagert werden. Danach kann man sie über den Shop abrufen und bestellen.

Dateierstellung und Übermittlung an Druckerei

Es besteht die Möglichkeit, dass verschiedene Personen in dem Shop eine Datei erstellen, bearbeiten und Kommentare dazu geben können. So lassen sich Dateien einfach kooperativ erstellen. Der Marketingleiter kann z.B. einfach sehen, was der Grafikdesigner an einer Datei verändert hat und kann dazu Kommentare und ggf. Verbesserungswünsche äußern.

Die Daten werden an die Druckerei zumeist in Form einer pdf-Datei übermittelt. Die Erstellung einer solchen Datei erfolgt in der Regel über Grafikprogramme. Diese Dateien können als Vorlage im Shop hinterlegt werden.

Vorteil

Ein Vorteil eines Web-to-Print-Shops ist es, dass man rund um die Uhr und weltweit auf die Druckartikel zugreifen kann, sie bearbeiten und bestellen kann. Man muss also nicht warten bis die gewünschte Druckerei wieder geöffnet hat. Man kann einfach auf die Vorlagen zugreifen, bearbeiten und bestellen.